خبرگزاری ایسنا - طرح سوالاتی ازسوی تحلیلگران مانند این که چند درصد از نشریه‌های درون سازمانی با هدف ارائه نمایشی از فعالیت‌های روزانه و یا تمجید صاحبان نفوذ آن‌ها منتشر می‌شوند؟ یا چه میزان از این ده‌ها تن کاغذی که نام نشریه را بر خود نهاده‌اند، توسط مخاطبان خاص و عام خوانده می‌شوند؟ و اینکه آیا گفت‌وگوهای فرمایشی با مدیران ارشد سازمان‌ها، یا اخبار سوخته و تاریخ گذشته خبرگزاری‌ها یا روزنامه‌ها در اینگونه نشریه‌ها مطالعه می‌شوند؟ نیازمند پاسخگویی به سوال کلی‌تری است که اساسا انتشار اینگونه نشریات ضروت است یا تشریفات و اصولا این نشریات چه‌قدر با رسالت خود آشنا هستند؟
امروزه با توجه به گسترده بودن برخی سازمان‌ها و ارگان‌ها در چند ساختمان در یک شهر و یا واحدهای زیرمجموعه یک ارگان در شهرهای مختلف، رفع نیاز به برقراری ارتباط برای تبادل نظر و نیز انتشار اخبار سازمان برعهده روابط عمومی‌هاست و آن‌ها می‌توانند با انتشار یک نشریه داخلی با محتوای مورد نیاز مدیران و کارکنان آن سازمان اطلاع‌رسانی در حوزه‌های تخصصی را انجام دهند.
انتشار نخستین نشریه درون سازمانی در سال 1840 در یک کمپانی انگلیسی صورت گرفت که وظیفه تنظیم روابط با کارمندان، جامعه، وسایل ارتباط جمعی و... را برعهده داشت. حال باید دید بعد از گذشت بیش از 170 سال از آغاز این شیوه اطلاع‌رسانی نشریه‌های داخلی در کشور ما با رسالت خود آشنا هستند یا خیر؟
برای پاسخ به سوالاتی درباره ضرورت یا تشریفات نشریه‌های درون سازمانی در ایران که بعضا بدون خوانده شدن مستقیما دور انداخته یا آرشیو می‌شوند و با هزینه‌های هنگفت تبلیغات به انتشار فعالیت سازمان می‌پردازند، و حتا به خود سازمان هم قانع نبوده و نسخه‌هایی را به دیگر سازمان‌ها و بعضا رسانه‌ها ارسال می‌کنند، نظر برخی اساتید ارتباطات را جویا شدیم که در ادامه می‌آید.
انتشارنشریه باید پاسخگویی به یک نیاز باشد
سعید خال ـ استاد ارتباطات ـ درباره ضرورت انتشار نشریات داخلی و درون سازمانی معتقد است: انتشار یک نشریه باید پاسخگویی به یک نیاز باشد و در راستای یک هدف مشخص صورت بگیرد.
او در گفت‌وگو با خبرنگار رسانه ایسنا می‌گوید: نشریات درون سازمانی کارکرد، دامنه توزیع، مخاطب و نیز حوزه‌های تخصصی خود را دارد، با این وجود این نشریات از سوی ناشران آن‌ها با نگاه تخصصی دیده نمی‌شود و در حال حاضر به عنوان یک تشریفات بوده و جنبه‌ی تبلیغاتی پیدا کرده است.
وی با بیان اینکه بین تبلیغات و اطلاع‌رسانی تفاوت‌های اساسی وجود دارد به نبود این آگاهی بین منتشرکنندگان نشریات درون سازمانی اشاره کرد و افزود: انتشار موازی نشریات درون سازمانی از سوی ارگان‌های خاص و واحدهای زیردستی آن‌ها یک چالش مهم پیش روی این نشریات است و در اکثر آن‌ها نگاه صرفا تبلیغاتی است.
خال یادآور شد: من به عنوان داور انتخاب نشریات در روابط عمومی‌ها از بین بیش از 170 عنوان نشریه تنها تعداد معدودی به اندازه‌ی انگشتان دست نشریه دیدم که اصول و قوانین این نوع نشریات را رعایت می‌کردند.
به گفته این استاد ارتباطات در انتشار نشریات درون سازمانی باید قطع خاص، طرح جلد، صفحه‌بندی مناسب و حتی فونت مربوط به آن رعایت شود.
سعید خال در این باره با بیان این که بدیهی‌ترین اصول ظاهری هم در نشریات درون سازمانی رعایت نمی‌شود، خاطرنشان کرد: محتوا که فلسفه وجودی این نوع نشریات است نیز به طور اصولی و صحیح تولید نمی‌شود و به دلیل عدم به‌کارگیری نیروهای متخصص به امور اینگونه نشریات، شاهد انتشار اخبار سوخته سایت‌ها و خبرگزاری‌ها در تاریخ چند هفته پیش از انتشار نشریات درون سازمانی هستیم.
وی با اعتقاد به اینکه نشریات درون سازمانی که به صورت ماهانه یا فصلنامه منتشر می‌شوند باید مطالبی که در طول یک ماه برای مخاطب جذابیت و کاربرد دارد را منتشر کند، تاکید کرد: در نشریات درون سازمانی با نگاه اطلاع‌رسانی آموزش و پژوهش، به‌کارگیری نیروهای متخصص می‌تواند به موجب حرکت این نشریات به سوی حرفه‌یی بودن شود.
لزوم بازنگری در نحوه انتشار نشریات درون‌سازمانی
اما هوشنگ عباس‌زاده ـ عضو هیات علمی گروه علوم ارتباطات اجتماعی دانشگاه علامه طباطبایی ـ یکی از کارهای اولیه روابط عمومی‌ها را پرداختن به بحث درون سازی دانست و گفت: یکی از امور درون سازمانی اطلاع‌رسانی از طریق نشریات داخلی است.
او ادامه داد: هر قدر نشریات درون سازمانی پرمحتوا باشد و افراد سازمان را از اطلاعات درون سازمانی سیراب کند و رشته‌های تخصصی مرتبط با امور سازمان را اطلاع‌رسانی کند، در روند پیشبرد امور سازمان بسیار موثر است. اما در حال حاضر به جز تعداد معدودی از سازمان‌ها در دیگر ارگان‌ها نشریه داخلی خوبی دیده نمی‌شود.
وی با بیان اینکه نشریات درون سازمانی که به صورت اصولی منتشر نمی‌شوند، نمی‌توانند به رسالت خود عمل کنند، اظهار کرد: مسوولان انتشار نشریات داخلی باید در نحوه انتشار اینگونه نشریات بازنگری کنند. به ویژه نیاز به ایجاد یک فضای صمیمی در این نشریات به عنوان بستری برای ارائه نظرات افراد سازمان و انتقال آن از سوی مسوولان به کارکنان و نیز برعکس، احساس می‌شود.
عباس‌زاده معتقد است که روابط عمومی باید به همکاران ارگان متبوعه بگوید که در سازمان چه می‌گذرد، برای رسیدن به این مهم می‌توان برنامه‌ریزی‌ها، دستور جلسه‌ها و پیشنهادها را در نشریات داخلی اطلاع‌رسانی کرد و از صحبت‌های تمام اعضای سازمان نیز در تولید محتوای آن بهره برد.
این استاد دانشگاه درباره اخبار سوخته خبرگزاری‌ها که در این نوع نشریات استفاده می‌شود هم گفت: کسی که در روابط عمومی مشغول به کار است، باید از جدیدترین اخبار مربوط به حوزه فعالیت سازمان خود اطلاع داشته باشد تا بتواند تمام افراد سازمان شامل مدیران و کارکنان را در جریان آن‌ها قرار دهد. به این ترتیب افراد سازمان از فعالیت‌های دیگر سازمان‌ها و ارگان‌های همکار باخبر شده و از تجربیات آن‌ها برای بهبود کار خود بهره می‌برند.
فقدان شناخت کارکرد یک نشریه داخلی
در هر حال یکی از مشکلات این حوزه فقدان شناخت کارکرد یک نشریه داخلی است، به عنوان مثال در سازمانی که به بازنشستگان مربوط است، انتشار مطالبی که رابطه‌ی این افراد را با فعالیت‌های چندین سال گذشته آنان حفظ کند و آنان را همچنان در جریان امور قرار دهد و می‌تواند موجب جلوگیری از افسردگی این قشر شود، باید مورد توجه باشد. در نشریه داخلی چنین سازمانی ابراز عقاید و نظرات این افراد می‌تواند پل بهره‌مندی از تجربیات گذشته را بین جوانان و نسل گذشته فراهم آورد.
به اعتقاد کارشناسان نشریه درون سازمانی باید مشکل درون سازمان را مطرح کند، مسائل مربوط به پرسنل در امور آموزشی، رفاهی و اداری را منتشر کند و کاربردی باشد و موجب تحول در سازمان شود. همچنین باید به اطلاع‌رسانی هدفمند نیم نگاهی داشته باشد. اطلاع‌رسانی که ممکن است به آموزش منجر شود.
